Il coronavirus ci ha fatto scoprire il lavoro agile. Le più preparate sono le aziende che già avevano attuato un piano per lo smart working. Altre si sono dovute improvvisare. E i lavoratori, spiazzati in un primo momento, si sono abituati a conciliare al meglio il lavoro da casa con la famiglia. Eppure ci sono alcune buone pratiche per vivere lo smart working con grande serenità e professionalità.
Burocrazia. Intanto, il primo aspetto positivo è dato dall’azzeramento della burocrazia. Se prima per avviare un’esperienza di smart working bisognava firmare un accordo individuale con ogni lavoratore che poi andava caricato nel sistema delle comunicazioni obbligatorie, oggi bastano poche righe da parte dell’azienda in cui si danno indicazioni al dipendente su come tutelare anche a casa la propria salute e sicurezza.
Strumenti. Altra nota “buona” è rappresentata dalla possibilità di utilizzare il proprio computer. Prima, infatti, toccava alle aziende mettere a disposizione gli strumenti di lavoro. Se ciò non è possibile i dipendenti possono utilizzare il proprio computer, ma anche l’iPad.
Controllo. Lo smart working non può ovviamente essere qualcosa di diverso in termini di impegno rispetto a quando si è in ufficio. Per questo è necessario attivare piattaforme efficienti di collaborazione, a partire da un calendario condiviso. Si può attivare per esempio da Google (Google Calendar) oppure attraverso Microsoft Outlook. Si tratta di calendari gratuiti e permettono di decidere chi avrà la visibilità della propria organizzazione della giornata. In questo modo si rende trasparente agli altri cosa stiamo facendo, dove siamo, a che ora siamo presenti, a che ora decidiamo di disconnetterci.
Coordinamento. I quadri aziendali non devono sottovalutare l’importanza di una telefonata (o di un messaggio sulla chat) ogni mattina di coordinamento con il team e con i singoli. Con lo smart working l’attività di comunicazione non va data per scontata.
Rediconto. Gli inglesi parlano di “accountability”. In altri termini, chi è a casa deve rendere conto di quello che stanno facendo. Ci sono tante piattaforme e app che le aziende possono utilizzare per raccogliere report quotidiani da parte dei lavoratori.
Riunioni. Per le riunioni di lavoro i dispositivi sono innumerevoli: dalle chiamate video con Facetime, Skype for business (Microsoft), Meet o Hang out (di Google per chi ha account gmail). Anche i gruppi chat su WhatsApp possono attivare chiamate video. Si può anche lavorare insieme sullo stesso documento mettendolo a disposizione sul proprio spazio di archiviazione su Gmail.
